Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Anbieter, Geltungsbereich

(1) Anbieter der vertragsgegenständlichen Leistungen ist Herr Christian Matthias Winkler, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „Cognelys“, Wildenfelser Straße 15, 81249 München, Deutschland (im Folgenden „Anbieter“ oder „Cognelys“). Bei „Cognelys“ handelt es sich um eine Geschäftsbezeichnung eines nicht im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmens; Vertragspartner des Kunden ist ausschließlich Herr Christian Matthias Winkler als natürliche Person.

(2) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Vertragsverhältnisse zwischen dem Anbieter und seinen Kunden über die Bereitstellung der Cognelys-Software, insbesondere der Module KnowledgeFinder, Business GPT und WorkSuite, sowie über damit verbundene Beratungs-, Einrichtungs- und Schulungsleistungen.

(3) Kunde im Sinne dieser Bedingungen ist ausschließlich ein Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen.

(4) Diese Bedingungen gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen des Kunden die Leistung vorbehaltlos erbringt.

(5) Diese Bedingungen gelten in ihrer jeweils gültigen Fassung auch für künftige gleichartige Verträge mit demselben Kunden, ohne dass es eines erneuten Hinweises bedarf.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Angebote des Anbieters sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet sind.

(2) Ein Vertrag kommt zustande durch Auftragsbestätigung des Anbieters in Textform oder durch Aufnahme der vereinbarten Leistung durch den Anbieter.

(3) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses selbst.

§ 3 Leistungsgegenstand, Abgrenzung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die im Angebot beschriebenen Software-Module als Software-as-a-Service zur Nutzung über das Internet bereit. Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der Software in ihrer jeweils aktuellen Version sowie deren Pflege im beschriebenen Umfang. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich abschließend aus der Leistungsbeschreibung im Angebot.

(2) Die Software unterstützt den Kunden bei der Recherche, Strukturierung und Verarbeitung von Dokumenten und Fachinformationen. Die durch die Software erzeugten Ausgaben, einschließlich solcher, die unter Einsatz von Verfahren der künstlichen Intelligenz erstellt werden, dienen ausschließlich der Unterstützung des Kunden. Sie können trotz sorgfältiger Konzeption unvollständig, ungenau oder im Einzelfall unzutreffend sein. Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche Ausgaben der Software vor einer Verwendung eigenverantwortlich auf fachliche und rechtliche Richtigkeit zu prüfen.

(3) Der Anbieter erbringt keine Rechts-, Steuer- oder Fördermittelberatung und keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. Die Software trifft keine Entscheidungen und gibt keine verbindlichen Auskünfte. Die fachliche und rechtliche Verantwortung für die Beratung der Mandanten, Auftraggeber oder Kunden des Kunden verbleibt uneingeschränkt beim Kunden.

(4) Die Software ersetzt nicht den Einsatz fachspezifischer Berechnungs- oder Nachweissoftware, insbesondere keine Energiebedarfsberechnungssoftware und keine zwingend vorgeschriebenen behördlichen Fachapplikationen. Sie ersetzt ferner nicht die eigenständige Prüfung von Normen, Förderrichtlinien, Gesetzen und behördlichen Vorgaben in ihrer jeweils amtlichen und aktuellen Fassung.

(5) Der Anbieter schuldet keinen bestimmten Erfolg, insbesondere keine Förderzusage, keinen bestimmten behördlichen Bescheid und keine Vollständigkeit oder Genehmigungsfähigkeit von Antragsunterlagen. Die fachliche und rechtliche Endprüfung sämtlicher Arbeitsergebnisse ist Aufgabe des Kunden.

(6) Der Anbieter ist berechtigt, die Software fortzuentwickeln, anzupassen und zu aktualisieren, soweit dies die vertraglich geschuldete Funktionalität nicht wesentlich einschränkt. Der Anbieter ist insbesondere berechtigt, die der Software zugrundeliegenden KI-Modelle und technischen Komponenten zu wechseln, soweit die vereinbarte Funktionalität im Wesentlichen erhalten bleibt.

§ 4 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang für die eigenen internen Geschäftszwecke zu nutzen.

(2) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software über den vertraglich vereinbarten Umfang hinaus zu nutzen, Dritten zugänglich zu machen, zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zurückzuentwickeln oder zu dekompilieren, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften dies gestatten.

(3) Sämtliche Rechte an der Software, ihrer Struktur, ihrem Quellcode sowie an Weiterentwicklungen verbleiben beim Anbieter beziehungsweise dessen Lizenzgebern.

§ 5 Rechte an Daten und Inhalten

(1) Sämtliche vom Kunden in die Software eingestellten Daten, Dokumente und Inhalte („Kundendaten“) verbleiben im Eigentum beziehungsweise in der Rechtsinhaberschaft des Kunden. Der Anbieter erhält an den Kundendaten lediglich die zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungsrechte.

(2) Der Kunde sichert zu, dass er zur Einstellung und Verarbeitung der Kundendaten berechtigt ist und hierdurch keine Rechte Dritter verletzt werden. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Einstellung oder Nutzung von Kundendaten durch den Kunden beruhen.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, Nutzungsdaten in anonymisierter, nicht auf den Kunden oder einzelne Personen rückführbarer Form zur Verbesserung und Absicherung der Software auszuwerten. Eine Nutzung der Kundendaten zum Training allgemeiner KI-Modelle Dritter findet nicht statt.

§ 6 Verfügbarkeit, Wartung

(1) Der Anbieter stellt eine Verfügbarkeit der Software im Jahresmittel von 99 Prozent als angestrebte Leistungsbeschreibung bereit. Die Angabe stellt keine Garantie und keine Beschaffenheits- oder Haltbarkeitsgarantie im Rechtssinne dar.

(2) Maßgeblicher Messpunkt für die Verfügbarkeit ist der Übergabepunkt der Software an das Internet am Standort des Rechenzentrums. Nicht als Ausfallzeit gelten angekündigte Wartungsfenster, Zeiten der Nichtverfügbarkeit aufgrund von Umständen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, insbesondere höhere Gewalt, Störungen des Internets außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters, Cyber-Angriffe sowie Störungen aufgrund einer vertragswidrigen Nutzung durch den Kunden.

(3) Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und, soweit sie zu einer wesentlichen Beeinträchtigung führen, mit angemessener Frist, in der Regel 48 Stunden im Voraus, angekündigt. Bei dringenden sicherheitsrelevanten Maßnahmen kann die Ankündigungsfrist unterschritten werden.

§ 7 Pflichten und Mitwirkung des Kunden

(1) Der Kunde benennt einen Ansprechpartner und stellt die für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Zugänge und Mitwirkungshandlungen rechtzeitig und vollständig bereit.

(2) Der Kunde hält die ihm überlassenen Zugangsdaten geheim, schützt sie vor dem Zugriff Dritter und gibt sie nicht an Unbefugte weiter. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich, wenn ein Missbrauch von Zugangsdaten zu besorgen ist.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, die von ihm eingestellten Daten in eigener Verantwortung regelmäßig zu sichern, soweit eine Datensicherung nicht ausdrücklich als Leistungsbestandteil vereinbart ist.

(4) Der Kunde nutzt die Software nicht rechtswidrig und stellt keine Inhalte ein, die gegen gesetzliche Verbote, Rechte Dritter oder die guten Sitten verstoßen.

(5) Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Software ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Es gilt der gesondert zu schließende Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

(6) Verletzt der Kunde seine Mitwirkungspflichten und verzögert sich dadurch die Leistungserbringung, hat der Kunde die hierdurch entstehenden Mehraufwände zu tragen. Weitergehende Ansprüche des Anbieters bleiben unberührt.

§ 8 Unterauftragnehmer

Der Anbieter ist berechtigt, zur Erbringung der vertraglichen Leistungen Unterauftragnehmer und Dritte, insbesondere Hosting-Dienstleister und Anbieter technischer Komponenten, einzusetzen. Die Verantwortlichkeit des Anbieters für die Vertragserfüllung bleibt hiervon unberührt. Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, gelten die Regelungen des Vertrages zur Auftragsverarbeitung.

§ 9 Vergütung, Zahlung, Verzug

(1) Die Höhe der einmaligen Einrichtungsgebühr sowie der laufenden Vergütung ergibt sich aus dem Angebot. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die laufende Vergütung wird, soweit nicht anders vereinbart, jährlich im Voraus berechnet und ist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die laufende Vergütung mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Ende einer Vertragslaufzeit angemessen anzupassen. Im Falle einer Erhöhung um mehr als fünf Prozent gegenüber der bisherigen Vergütung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung zu, das innerhalb von vier Wochen ab Zugang der Ankündigung in Textform auszuüben ist.

(4) Befindet sich der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen. Bei einem Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen ist der Anbieter nach vorheriger Androhung in Textform berechtigt, den Zugang zur Software bis zum vollständigen Ausgleich der offenen Forderung zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt während der Sperrung bestehen. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(5) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.

§ 10 Mängelrechte

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software während der Vertragslaufzeit die vertraglich vereinbarte Beschaffenheit aufweist. Eine unerhebliche Minderung der Tauglichkeit bleibt außer Betracht.

(2) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen. Im Übrigen richtet sich die Haftung des Anbieters für Mängel nach § 11.

(3) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform unter nachvollziehbarer Beschreibung an und unterstützt den Anbieter im zumutbaren Umfang bei der Eingrenzung und Beseitigung.

§ 11 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Anbieters beruhen, sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters beruhen, ferner nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes und im Umfang einer vom Anbieter übernommenen Garantie.

(2) Bei der leicht fahrlässigen Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.

(4) Soweit die Haftung des Anbieters nach den vorstehenden Absätzen beschränkt oder ausgeschlossen ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung von Mitarbeitern, Vertretern und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(5) Die nach Absatz 2 begrenzte Haftung des Anbieters ist je Schadensereignis der Höhe nach auf die Höhe der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Nettovergütung und für sämtliche Schadensereignisse eines Vertragsjahres in der Summe auf das Doppelte der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Nettovergütung begrenzt. Die Begrenzung nach diesem Absatz gilt nicht in den Fällen des Absatzes 1.

(6) Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten, soweit der Schaden darauf beruht, dass der Kunde seine Pflicht zur regelmäßigen Datensicherung nach § 7 Abs. 3 verletzt hat. Bei der vom Anbieter zu vertretenden Wiederherstellung von Daten haftet der Anbieter nur für denjenigen Aufwand, der auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden erforderlich gewesen wäre.

(7) Eine Haftung des Anbieters für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde Ausgaben der Software entgegen § 3 Abs. 2 ungeprüft verwendet hat, ist ausgeschlossen.

§ 12 Verjährung

Ansprüche des Kunden gegen den Anbieter verjähren innerhalb eines Jahres ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht für Ansprüche aus den in § 11 Abs. 1 genannten Fällen sowie für Ansprüche aus Mängeln, die der Anbieter arglistig verschwiegen hat; insoweit gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.

§ 13 Laufzeit, Kündigung

(1) Soweit nicht anders vereinbart, beträgt die Mindestlaufzeit des Vertrages zwölf Monate ab Bereitstellung der Software. Der Vertrag verlängert sich um jeweils weitere zwölf Monate, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum jeweiligen Laufzeitende gekündigt wird.

(2) Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung der Vergütung trotz Mahnung erheblich in Verzug gerät oder die Software trotz Abmahnung in erheblichem Umfang vertragswidrig nutzt.

(3) Kündigungen bedürfen der Textform.

§ 14 Datenexport und Löschung nach Vertragsende

(1) Nach Beendigung des Vertrages stellt der Anbieter dem Kunden für einen Zeitraum von 30 Tagen die Möglichkeit zur Verfügung, die Kundendaten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu exportieren.

(2) Nach Ablauf dieser Frist ist der Anbieter berechtigt und nach Maßgabe des Vertrages zur Auftragsverarbeitung verpflichtet, die Kundendaten zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 15 Vertraulichkeit

(1) Die Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnisse der jeweils anderen Partei, die ihnen im Zusammenhang mit der Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung bekannt werden, geheim zu halten, nicht gegenüber Dritten offenzulegen und nur für Zwecke der Vertragserfüllung zu verwenden.

(2) Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf einer Pflichtverletzung beruht, die der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren oder die aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offenzulegen sind.

(3) Die Verpflichtung nach diesem Paragrafen besteht für die Dauer von drei Jahren nach Beendigung des Vertrages fort.

§ 16 Referenznennung

Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden unter Nennung des Namens und des Logos als Referenzkunden zu benennen. Der Kunde kann dieser Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Textform widersprechen.

§ 17 Höhere Gewalt

Wird eine Partei durch höhere Gewalt oder durch sonstige, zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses nicht vorhersehbare und von ihr nicht zu vertretende Ereignisse an der Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten gehindert, so ruhen die betroffenen Pflichten für die Dauer und im Umfang der Behinderung. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich. Dauert die Behinderung länger als drei Monate an, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag hinsichtlich des betroffenen Leistungsteils zu kündigen.

§ 18 Abtretung, Übertragung

Der Kunde ist nicht berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ohne vorherige Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte zu übertragen. Der Anbieter ist berechtigt, den Vertrag mit schuldbefreiender Wirkung auf einen Rechtsnachfolger zu übertragen, insbesondere im Falle einer Umwandlung des Einzelunternehmens in eine andere Rechtsform; der Kunde wird hierüber rechtzeitig in Textform informiert und ist in diesem Fall zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

§ 19 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist München, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Der Anbieter ist berechtigt, auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sowie dieser Bedingungen bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages oder dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Die Parteien werden eine unwirksame oder undurchführbare Bestimmung durch eine wirksame ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.

Stand: Mai 2026